QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN – CÔNG VĂN ĐI TẠI BỆNH VIỆN PHỤ SẢN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

*Trần Bé Đời, Trần Thị Xuân

Tóm tắt

Đặt vấn đề: Văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất nhiều, chưa kể đến công văn nội bộ, nếu như chúng ta không có cách quản lý khoa học, thông minh và hiệu quả thì sẽ rất khó trong công tác quản lý lưu trữ và tìm kiếm sau này. Vì vậy, ngoài việc bạn lưu trữ giấy tờ gốc bên ngoài, phần mềm quản lý văn bản – công văn là cách lựa chọn tốt nhất giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng lưu thông tin như lưu theo sổ, phân loại thông tin,… giúp cho người dùng đảm bảo công văn đến – đi, công văn nội bộ được xử lý chính xác và đúng thời hạn, hiệu quả và an toàn. Giúp người sử dụng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ công văn.

Mục tiêu: Đánh giá hiệu quả của quản lý công văn đến – công văn đi tại bệnh viện phụ sản thành phố Cần Thơ.

Kết quả: So sánh chi phí giứa phương pháp quản lý công văn hiện tại và phương pháp mới cho thấy, nhóm chi phí ngày công của phương pháp mới thấp hơn phương pháp hiện tại 36.130 đồng do cơ chế quản lý tự động hóa. Tuy nhiên, phương pháp mới sử dụng phương pháp quản lý tự động trên phần mềm và scan công văn và mạng máy tính nên chi phí thấp hơn 1.510.000 đồng. Nhìn chung, chi phí tổng ở phương pháp hiện tại thấp hơn phương pháp mới  2.042.300 đồng.

Kết luận: Sử dụng phần mềm quản lý Công văn đến và đi đã khắc phục được các điểm của hệ thống quản lý cũ, các chức năng đã đạt mức tối ưu, giảm mức tối đa về thời gian và chi phí, đem lại hiệu quả cao nhất. Thông tin đã được tổ chức thành một cơ sở dữ liệu thống nhất có thể đáp ứng thuận tiện cho người người quản lý và người dùng.

Đảm bảo tính bảo mật và đầy đủ thông tin về các Công văn đến – đi liên tục cập nhật, mang tính khách quan và độ chính xác cao